Первинне спостереження і документація.


     Тема: Первинне спостереження і документація.
1.Документування, його суть і значення.
2.Вимоги до змісту та оформлення документів.
3.Класифікація документів.
4.Порядок складання, приймання, перевірки та опрацювання документів.
5.Документообіг та його організація.

Питання 1. Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.
Документування є важливою умовою функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.
Документ (documentum)- латинське слово, що буквально означає свідоцтво, доказ. Документ – це матеріальний носій, що використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація.
Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або розпорядження на право її проведення.
Документація – це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.
Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.
Значення документів
   Документи дають розпорядження на здійснення господарських операцій.
   Документи виступають обґрунтуванням операції, що здійснюється і є юридичним (правовим) свідченням господарської операції, що здійснюються.
   Документи дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів.
   Документи забезпечують прозорість у роботі підприємства.
    Документи використовують для попереднього (здійснюють керівні працівники при підписуванні документа, беручи на себе відповідальність за законність операції) та наступного ( здійснюють працівники бухгалтерії при прийманні та обробці документів) контролю за законністю та доцільністю господарських операцій.
   Документи використовуються не лише в подальших облікових процесах, а є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.
Питання 2. Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів.
 Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.
Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.
Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV.
Функції документів
         Інформаційна
         Соціальна
         Культурна
         Управлінська
         Правова
         Функція історичного джерела
Основні вимоги до складання документів
·         СВОЄЧАСНІСТЬ СКЛАДАННЯ
·         ДОСТОВІРНІСТЬ ПОКАЗНИКІВ
·         ПРАВИЛЬНІСТЬ ОФОРМЛЕННЯ
·         ЗАПОВНЕННЯ ВСІХ РЕКВІЗИТІВ
Обов'язкові реквізити бухгалтерських документів
   назва документа (форми);
   дата і місце складання;
   назва підприємства, від імені якого складено документ;
   зміст та обсяг господарської операції;
   одиниця виміру господарської операції;
   посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
   особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити;
   ідентифікаційний код підприємства чи особи;
   номер документа;
   підстава для здійснення операції;
   дані про документ, що засвідчує особу.
До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:
   первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
   документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами;
   у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
   записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
   вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
   у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
   керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів;
   забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
   складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють.
Питання 3. Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображаються у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості й відмінності, кожна з яких несе змістове навантаження.
 Документи класифікують
          за місцем складання
          за призначенням
         за порядком складання
         за способом використання
          за змістом
         за кількістю облікових позицій
         за ступенем використання засобів автоматизації
За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.
За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.
Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії.
За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.
   Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).
   Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).
За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.
За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні.
Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.). Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та ін.).
За кількістю облікових позицій документи поділяють на однопозиційні та багатопозиційні.
Однопозиційні документи відображають один об'єкт обліку  (Касові ордера).
Багатопозиційні документи відображають декілька об'єктів або елементів одного об'єкта ( лімітно-забірні картки, вимоги).
За технікою складання та опрацювання  розрізняють:
          документи, що складаються вручну
          документи, що складаються за допомогою технічних засобів.
Питання 4.
Стадії, що проходять документи
  1. Складання або одержання документів від інших підприємств та установ.
  2. Перевірка документів.
  3. Обробка документів.
  4. Передача документів до архіву.
При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:
   за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);
   за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);
   арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).
Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію.
 Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи:
          розцінка (таксування),
          групування,
          бухгалтерське проведення (проводка).
Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.
Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку.
Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в реєстрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.
Питання 5.
Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.
Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.
Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.
Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Нормативні та регулюючі документи
1. Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 966-XIV.
2. Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 p. № 852-IV.
3. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 p. № 851-IV
4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.
5. Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419
6. Закон України "Про аудиторську діяльність" від 22 квітня 1993 р. № 3125-ХИ.
7. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом головного верховного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41.


Контрольні запитання й завдання
1. Охарактеризуйте документ як джерело первинної інформації. Документування та документація.
2. У чому полягає законодавча основа порядку документального оформлення господарських операцій?
3. Яка роль документування та документації в управлінні діяльністю підприємства?
4. Які є вимоги до змісту документів?
5. Перелічіть вимоги до оформлення документів. Як виправляють помилки в бухгалтерських документах?
6. У чому полягають сутність і значення уніфікації та стандартизації документів?
7. Дайте класифікацію документів за місцем їх складання.
8. Якою є класифікація документів за їх призначенням?
9. Дайте характеристику первинних та зведених документів.
10. Класифікуйте документи за способом їх використання.
11. Якою є класифікація документів за їх змістом?
12. Розкрийте сутність та завдання документообороту на підприємстві.
13. План (графік) документообороту як інструмент систематичного контролю.
14. Який порядок перевірки вхідних документів?
15. Які є етапи бухгалтерської обробки документації?
16. Яку організацію має архів на підприємстві. Які є види архівів?
17. Які існують терміни зберігання бухгалтерських документів?

Проблемні питання
1. Місце первинного обліку серед елементів методу бухгалтерського обліку?
2. Чи обґрунтовані вимоги до оформлення бухгалтерських документів в умовах комп'ютеризації обліково-аналітичних робіт?
3. Організація документообороту на підприємстві.
4. Аргументація вимоги обов'язкового проведення інвентаризації у випадках, передбачених законодавством.

Вправи для самостійної роботи
Вправа 1. Поділіть наведені документи на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані: розрахунок податку на прибуток, довіреність на отримання матеріальних цінностей, акт приймання матеріалів, наказ про призначення комісії у справі втрачених документів, акт на списання інвентарю, гарантійний лист про оплату, договір купівлі-продажу, наказ про прийняття працівника на роботу, прибутковий касовий ордер, акт приймання-передачі основних засобів, вимога на отримання матеріалів, відомість нарахування зносу основних засобів, платіжне доручення, авансовий звіт, відомість нарахування заробітної плати, розпорядження про оплату виконаних сумісниками робіт.
Вправа 2. Якими первинними документами оформляють такі господарські операції:
— одержано в касу готівку для виплати заробітної плати;
— придбано підзвітною особою матеріали;
— нараховано заробітну плату працівникам підприємства;
— виплачено заробітну плату працівникам;
— видано з каси в підзвіт готівку П.М. Іванову на господарські потреби;
— зараховано на поточний рахунок виручку від реалізації товарів;
— одержано товари від фірми "Колос".
Вправа 3. Поділіть реквізити на обов'язкові й необов'язкові: назва документа, форми; назва підприємства, від імені якого складено документ; дата і місце складання; номер поточного рахунка підприємства, від імені якого складено документ в ОПЕРУ банку; форма власності підприємства; ідентифікаційний код підприємства; юридична адреса підприємства; відтиск печатки; особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, правильність її оформлення; зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції.



Коментарі